Писмо от Брюксел до Станишев критикува проект на министър Николай Василев

Писмото засяга реализацията на проекта на Министерство на държавната администрация кръстен с гръмкото заглавие „Промотиране на системи, инструменти и добри  практики за управление на качеството в администрацията". Този проект се осъществява с финансовата подкрепа на оперативна програма „Административен капацитет", съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд. Министерството на Николай Василев обаче предизвика скандал, тъй като по същество предложи неработещ модел за реализация на проекта.

В писмото Лоренцо Тионе изразява становище по възникналите проблеми на Европейската Организация по Акредитация, която е отговорна за прилагането на
политиката и законодателството на Европейския съюз по отношение на акредитацията и сертификацията. Този орган отговаря и за наблюдението на
пазара и като такъв е длъжен да вземе отношение по този случай и да уведоми Европейската комисия по казуса, което вече е направено.
В писмото Лоренцо Тионе директно разглежда и анализира в детайли големите проблеми и рискове в проекта на ведомството на Василев. За да се спазят правилата и да се постигне планирания резултат и да не се допусне напразно изразходване на публични средства, г-н Лоренцо Тионе настоява да се преразгледат условията на изпълнение на Проекта на МДААР с № К 07-31-3б23.11.2007 г.
Официалното становище на европейския орган е експертиза, въз основа на която
могат да бъдат оценени  рисковете за България по отношение на възможното неефективно внедряване на системи за управление в 100 общини и областни администрации, неспазването на Европейските изисквания за акредитация и сертификация и неспазване на правилата за използване на публични средства.
Според г-н Иван Савов, представител на Европейската федерация и член на
Техническия комитет на Международния акредитационен  форум министърът на държавната администрация носи огромна отговорност пред държавата и европейските институции за ефективното реализиране на посочения проект, който е от фундаментално значение за бъдещото ни развитие, сигурност и стабилност.
Напомняме, че с първото си Отворено писмо, публично разпространено през
месец май т.г., Савов информира отговорните български държавни
инстититуции и медии за съществуването на сериозни проблеми, свързани с
ефективната реализация на посочения проект на МДААР. И първото и второто
писмо са изпратени до Представителството на Европейската комисия в
България, компетентния орган (ЕА) към Европейската комисия, както и до
българските държавни институции и органи у нас.
За съжаление, към момента не е заявена позиция в публичното пространство или
чрез съответна кореспонденция от страна на българското правителство, с
изключение на министър Николай Василев, който по същество продължава да отстоява своите позиции, без да се съобразява със съветите на Брюксел. Нещо повече, министър
Василев се усъмни в мотивите на експертна позиция и отговорността  на
Иван Савов като член на Техническия Комитет на Международния Акредитационен
 Форум и отхвърли проявената загриженост относно постигането на целите на
този проект, което пряко засяга интересите и бъдещото развитие на 100 общини
и областни администрации, разбира се и интересите на бизнеса и гражданите в
тях.

 

Предлагаме ви текста на писмото от Лоренцо Тионе.

 

Офисът на Председателя на ЕА До всички заинтересовани страни

15 юни 2008  

 

2008/EACH/006

 

Относно: Проект на МДААР № К 07-31-3б23.11.2007 г. - "Промотиране на системи, инструменти и добри практики за управление на качеството в администрацията", съфинансиран от Социалния фонд на ЕС и във връзка с внедряването и акредитираната сертификация на интегрирани системи за управление в българските местни власти

 

Уважаеми господа,

 

Получихме информация за горепосочения проект и в качеството си на официален орган на ЕС в областта на акредитацията, ние сме задължени да изразим нашето становище с цел да се предотврати вероятното застрашаване на репутацията на процеса на акредитация, доверието в акредитираната сертификация, както и стойността на самите стандарти за системи за управление. 

Съгласно информацията, която получихме, Проектът предвижда следните последователни действия: 

1)   Разработване и ефективно внедряване на интегрирани системи за управление в съответствие с изискванията на ISO 9001:2000 (управление на качеството), ISO 14001:2004 (управление на околната среда) и ISO 27001:2005 (управление на информационната сигурност) в общо 100 български общини и областни администрации за периода 19 май - 20 септември 2008.

2)   Оценка и сертификация на горните системи от акредитирани органи по сертификация в съответствие с европейските и международни критерии и практики (т.е. акредитирани от органи по акредитация, членове на ЕА или IAF MLA) в периода 20 Септември - 30 ноември 2008.

 

Приема се, че горните системи ще бъдат разработени паралелно в посочените организации като свързаните документи и самото действие на системите ще бъдат обединени в една обща рамка. Същото се отнася и за „сертификациите" („интегрирана сертификация").

 

Разбираме, че тази инициатива цели да насърчи изграждането и укрепването на култура и практики, свързани с качеството, в българската публична администрация като ефективни инструменти за подкрепа на развитието на българската икономика и както и за доброто на цялото българско общество - и искаме да почертаем, че дълбоко ценим това благородно начинание. 

Разбираме, че проектът е съфинансиран от Европейския социален фонд и вярваме, че за ЕС тази финансова подкрепа е инвестиция, която трябва да има положителна възвращаемост за цялото бъдеще на Европа, тъй като напредъкът на един от членовете в много отношения е напредък и за целия Европейски съюз.

 

В тази връзка бихме желали нашите коментари да се разглеждат като положителен принос, с който се стремим да подкрепим постигането на горепосочените стратегически цели. 

В същото време, в стремежа си да бъдем конструктивни, ние сме задължени да подчертаем някои от рисковете, свързани с начина, по който оперативно е изграден проекта, може би поради прекален ентусиазъм и амбиции.

 

Всъщност именно подхода за реализиране на този проект ще застраши ефективното постигане на неговите цели. За да бъдем по-точни и ясни, ние ще коментираме отделно в две части двете точки посочени по-горе. 

1)   Разработване и внедряване на интегрирани системи за управление.
 

Този етап е от първостепенно значение за реализирането на стратегическата цел за изграждане и укрепване на култура и практики, свързани с качеството, в българската публична администрация. 

Всъщност крайната цел е администрацията да е в състояние да удовлетворява нуждите и очакванията на икономическите оператори и на гражданското общество, а именно - да е в състояние „да създава и доставя качество" при изпълнението на основните си задачи на регулатор и доставчик на услуги - всичко това със сигурност ще бъде улеснено чрез въвеждането в организацията и дейността на администрацията на системния подход към качеството, базиран на правилното управление на ресурсите и процесите с цел да удовлетворяват очакванията на директните потребители (съответствие с ISO 9001), както и на по-голям кръг заинтересовани страни (съответствие с ISO 14001 и ISO 27001). 

Не трябва да се забравя, че усвояването на системния подход, а именно ефективното и адекватно използване на системите за управление за създаване, поддържане и доставяне на икономическо и социално качество, непременно изисква процес на културно съзряване, който е уникален за всяка организация. 

Този процес разбира се би могъл да бъде подкрепен от консултанти, но само като допълнение, но не и като заместител на вътрешното съзряване. 

Проектът, очевидно, сериозно разчита на приноса на Консултантите (по-точно на двата избрани консорциума). Но освен ако вътрешната подготвителна работа в засегнатите администрации не е била започната преди достатъчно дълъг период от време (най-малко 1 година) (*), е изключително невероятно работата на консултантите да доведе до значимо (а не само формално) внедряване на ефективни системи за управление в стоте общини и областни администрации за период от по-малко от пет месеца (който включва и сезона на летните отпуски). 

Това време ще бъде недостатъчно дори да се разработи подходяща документация на системата за управление (освен ако те не се направят еднакви за всички), особено като се има предвид същностната сложност на интегрирания подход, а и всички знаем, че създаването на документите е само част, и то незначителна, от процеса на внедряване на ефективна система за управление. Този факт ще остане непроменен дори и да бъдат ангажирани по-голям брой консултанти. Основният проблем ще продължава да бъде налице. 

В тази връзка ние горещо препоръчваме да се преразгледа планирането на тази част от проекта, както се започне с въвеждането на подготвителна фаза, състояща се от брифинги, семинари, курсове на обучение, разглеждане на казуси, изпити и др., които да ангажират ключовия персонал от всяка от администрациите, включени в проекта. В края на тази фаза, която би трябвало да продължи няколко месеца като се има предвид големия брой на участващите организации, за всяка от тях ще бъдат налице „ембрионите" на системите за управление, на едно достатъчно добро ниво на интернализация.

След това системите биха могли да бъдат допълнително развити чрез разработването на документи, които да станат неразделна част от живота на организацията и да се тестват оперативно, така и да се стигне до фазата на пълно внедряване. Тази дейност би отнела още няколко месеца. 

Консултантите биха могли да бъдат полезно ангажирани в горните дейности, свързани с обучение, разработване на документи, прилагане и пилотно тестване, но водеща роля трябва да има ключовия персонал на ангажираните администрации. 

В обобщение, ние сме убедени, че времето изисквано за адекватно разработване и ефективно внедряване на интегрираните системи за управление в този случай, трябва да бъде най-малко между 10 и 12 месеца (повече от два пъти от планираното време в Проекта).

 (*) Това не знаем, но го изключваме на базата на информацията, която имаме.

2. Сертификация на интегрирани системи за управление 

Самата същност на понятието „качество" (способност за удовлетворяване на нужди) изключва възможността сертификацията, като независима и надеждна оценка на съответствието с приложимите изисквания, да е крайна цел сама по себе си. Тя, обаче, е ефективен инструмент за създаване на достатъчна увереност и заинтересованите страни за тази способност. 

Още повече, тя представлява външен стимул за организацията да поддържа съответствие с изискванията с течение на времето. В тази връзка ние оценяваме високо включването в проекта на етап на сертификация като адекватно и ценно допълнение към другите дейности. 

В този случай обаче ние сме задължени да изразим сериозната си загриженост. На първо място трябва да се отбележи, че сертификацията може да бъде стартирана единствено след като системата е действала от достатъчно дълго време, за да даде възможност на организацията да генерира записи, които органът по сертификация да подложи на оценка (приблизително 3 месеца). Опитът да се стартира процес на сертификация в деня след (или „същия ден"), в който е приключило изграждането на системата, е напълно безсмислен. 

Такава сертификация е невъзможна, и в случай че се направи, тя не би имала никаква стойност. 

Например, ако приемем, че дейността по разработване и внедряване на системите за управление, съгласно процеса описан в точка 1 по-горе, започнал през май 2008, приключи до 1 март 2009, сертификацията ефективно би могла да стартира едва през май 2009. 

Още повече, че минималният срок изискван за практическото извършване на целия сертификационен процес съгласно изискванията на приложимия стандарт ISO/IEC 17021, който трябва да бъде стриктно спазван от всички органи по сертификация, включително извършването на евентуални предварителни одити, одит етап 1 и коригиращи действия, одит етап 2 и коригиращи действия, вътрешен преглед и решение за сертификация, и като се има предвид допълнителната сложност по същество на интегрирания подход, не би могъл да бъде по-кратък от 3-4 месеца за всяка от одитираните организации. 

Следователно, за да се извърши сертификация на тези сто организации е необходимо 100 екипа от одитори да работят паралелно в продължение на 3-4 месеца. Дори и да приемем, че това би могло да се реализира на базата на наличните ресурси (което също е съмнително), сертификационната програма не би могла да бъде завършена преди юли-август 2009.

В заключение

В светлината на горните съображения, времевият график за изпълнение на Проекта, а именно 19 май 2008 - 20 септември 2008 за разработване и оперативно внедряване на интегрирани системи за управление в 100 структури на публичната администрация в България и 20 септември - 30 ноември за сертификация, е напълно нереалистичен, най-малкото на базата на информацията, с която разполагаме. 

Системите за управление, дори и сглобени по някакъв начин, няма да са нищо повече от набор от документи, които ще останат отчасти или напълно неразбрани и неизползвани от организациите, участващи в проекта. 

Такива системи не биха могли да бъдат сертифицирани от органи по сертификация, акредитирани от членове на ЕА или IAF MLA. 

Ако бъдат издадени сертификати, те със сигурност не биха били достоверно доказателство за способността на сертифицираните организации да доставят очакваното от тях качество, както поради очакваната ефективност на системите, както и поради недостатъчното време планирано за процеса на сертификация. 

В обобщение, Проектът няма да постигне иначе благородните си цели да насърчи изграждането и укрепването на култура и практики, свързани с качеството, в българската публична администрация и ще излъже очакванията, на които ЕС е основал своята финансова подкрепа.

Убедени сме, че отговорните български власти, и особено Министерството на държавната администрация и административната реформа, както и другите заинтересовани страни, като консултантските организации и органите по сертификация, ще вземат предвид нашето становище. 

ЕА ще продължи внимателно да следи развитието на случая, и в тази връзка, потвърждаваме, че сме готови на среща с посочените по-горе заинтересовани страни за допълнително обсъждане на тези въпроси.

 

С уважение,

 

Лоренцо Тионе

Председател на ЕА

 

 

EA Chair Office, June 15th 2008 To whom it may concern

2008/EACH/006

Subject: Bulgarian MSAAR Project N° K 07-31-3623 on “Promotion of systems, tools

and best practices for quality assurance in the Public Administration” cofinanced

by the EU Social Fund and regarding the implementation and accredited

certification of integrated management systems of Bulgarian local

administrations

Dear Sirs,

We have been informed of the subject Project and, in our role of official European Accreditation

Infrastructure, we are bound to comment on it, to prevent possible endangering of the prestige of

accreditation, of the credibility of accredited certifications and of the value of the management

system standards in themselves.

According to the information that we have received, the Project foresees the following “strictly”

sequential activities:

1) Development and putting into effective operation of integrated management systems

complying with the requirements of ISO 9001:2000 (quality management), ISO 14001:

2004 (environmental management) and ISO 27001:2005 (information security management)

in a total of 100 Bulgarian local public administrations (municipalities and district

administrations) in the period May 19th – September 20th 2008.

2) Assessment and certification of the above management systems, by accredited Certification

Bodies operating in compliance with the European and international accreditation

criteria and practices (namely accredited by accreditation bodies signatories to the EA or

IAF MLA), in the period September 20th – November 30th 2008.

It is assumed that the above systems will be developed in parallel in all the concerned organizations

and documented and operated into a unified framework. The same applies to the related

certifications (“integrated” certification).

We understand that the above initiative is aiming at promoting the introduction and consolidation

of the quality culture and practices in the Bulgarian Public Administration – as effective tools to

support the development of the Bulgarian economy and of the well being of the Bulgarian society

– and we want to express our appreciation for such a noble intent.

We also realize that the Project is co-financed by the EU Social Fund and we share the vision of

the Union of seeing this financial support as an investment made in view of positive future returns

for all Europe, since the progress of one of its member represents, in many respects, a progress

for the Union in its entirety.